Rettslig grunnlag for taushetsplikten
Arbeidsgivers taushetsplikt har flere rettslige grunnlag. Personopplysningsloven og EUs personvernforordning, GDPR, stiller strenge krav til behandling av personopplysninger, inkludert opplysninger om ansatte. Arbeidsgiver har plikt til å sørge for at personopplysninger behandles i samsvar med disse regelverkene, noe som blant annet innebærer at opplysninger ikke skal deles med uvedkommende.
I tillegg til personvernregelverket kan taushetsplikten følge av arbeidsavtalen, tariffavtaler, og den alminnelige lojalitetsplikten i arbeidsforhold. For visse typer arbeidsgivere, som offentlige virksomheter og helsepersonell, gjelder det egne lovbestemte taushetspliktregler som kommer i tillegg til de generelle reglene.
Hvilke opplysninger er omfattet av taushetsplikten?
Taushetsplikten omfatter alle personopplysninger om ansatte som arbeidsgiver får tilgang til gjennom arbeidsforholdet. Dette inkluderer opplysninger om helse og sykefravær, personlige forhold, økonomiske forhold, disiplinærsaker og advarsler, samt resultat av personlighetstester og medarbeidersamtaler.
Særlig beskyttet er sensitive personopplysninger, som opplysninger om helse, religion, politisk oppfatning, seksuell orientering og fagforeningsmedlemskap. Slike opplysninger har et ekstra sterkt vern etter personvernregelverket, og arbeidsgiver må ha et særskilt rettslig grunnlag for å kunne behandle og dele slike opplysninger.
Det er også viktig å merke seg at opplysninger om arbeidstakerens sykefravær, diagnoser og behandling er underlagt streng taushetsplikt. Arbeidsgiver har ikke rett til å dele slik informasjon med kolleger, kunder eller andre, med mindre arbeidstakeren selv har gitt sitt samtykke eller det foreligger annet rettslig grunnlag.
Taushetsplikten overfor kolleger og ledere
Et praktisk viktig spørsmål er i hvilken grad arbeidsgiver kan dele opplysninger om en ansatt med andre ansatte i virksomheten. Hovedregelen er at opplysninger om en ansatt bare skal deles med de personene som har et tjenstlig behov for å kjenne til opplysningene. Dette betyr at en leder som regel kan informere sin egen leder om saker som krever overordnet beslutning, men at opplysningene ikke skal spres videre enn nødvendig.
Når en ansatt er sykmeldt, kan arbeidsgiver informere kolleger om at vedkommende er fraværende, men bør ikke oppgi årsaken til fraværet med mindre den ansatte selv har godkjent dette. Mange arbeidsgivere velger å si at den ansatte er fraværende uten å spesifisere om det skyldes sykdom, permisjon eller andre årsaker.
Unntak fra taushetsplikten
Det finnes flere viktige unntak fra arbeidsgivers taushetsplikt. Det mest praktiske unntaket er at arbeidsgiver kan dele opplysninger når det er nødvendig for å oppfylle lovpålagte plikter. For eksempel må arbeidsgiver rapportere til Nav i forbindelse med sykefravær, og til skattemyndighetene om lønnsopplysninger.
Arbeidsgiver kan også dele opplysninger når det er nødvendig for å ivareta legitime interesser som veier tyngre enn arbeidstakerens personvern. Et eksempel kan være der det er nødvendig å informere om en ansatts atferd for å beskytte andre ansatte eller tredjeparter. Denne vurderingen må gjøres konkret i hvert enkelt tilfelle.
Samtykke fra arbeidstakeren er også et viktig grunnlag for å kunne dele opplysninger. Dersom arbeidstakeren gir sitt frie og informerte samtykke, kan arbeidsgiver dele opplysninger i tråd med samtykkets omfang. Det er imidlertid viktig at samtykket er reelt frivillig, noe som kan være utfordrende i et arbeidsforhold der det eksisterer et maktforhold mellom partene.
Dersom du opplever at arbeidsgiver bryter taushetsplikten i forbindelse med sykefravær, bør du lese vår artikkel om bestridelse av sykemelding for å kjenne dine rettigheter.
Konsekvenser ved brudd på taushetsplikten
Brudd på taushetsplikten kan få alvorlige konsekvenser for arbeidsgiver. For det første kan brudd på personvernregelverket medføre administrative sanksjoner fra Datatilsynet, inkludert overtredelsesgebyr som kan være svært betydelige. For det andre kan arbeidstakeren fremme erstatningskrav for det tap og den krenkelse bruddet har påført.
I tillegg kan brudd på taushetsplikten skade virksomhetens omdømme og tilliten blant ansatte. Dersom ansatte opplever at arbeidsgiver ikke respekterer taushetsplikten, kan dette føre til et dårligere arbeidsmiljø og vanskeligheter med å rekruttere og beholde kvalifiserte medarbeidere.
For offentlige arbeidsgivere kan brudd på taushetsplikten også medføre straffeansvar etter forvaltningsloven. Straffen for brudd på taushetsplikten etter forvaltningsloven er bøter eller fengsel i inntil ett år, og inntil tre år ved grove overtredelser.
Praktiske råd til arbeidsgivere
For å sikre at taushetsplikten overholdes, bør arbeidsgivere etablere tydelige rutiner for håndtering av personopplysninger om ansatte. Det bør utarbeides interne retningslinjer som beskriver hvem som har tilgang til ulike typer opplysninger, hvordan opplysninger skal oppbevares, og prosedyrer for informasjonsdeling internt og eksternt.
- Begrens tilgangen til personalfiler til de som har et tjenstlig behov.
- Sørg for sikker oppbevaring av personopplysninger, både digitalt og fysisk.
- Gi opplæring til ledere og HR-personell om taushetspliktens omfang og grenser.
- Etabler klare prosedyrer for håndtering av henvendelser om ansatte fra eksterne parter.
- Dokumenter all informasjonsdeling for å kunne ettervise at den var lovlig.
Ofte stilte spørsmål om taushetsplikt
Kan arbeidsgiver opplyse om at en ansatt har fått en advarsel?
Opplysninger om advarsler er en del av den ansattes personalmapper og er beskyttet av taushetsplikten. Arbeidsgiver bør ikke dele slik informasjon med andre ansatte eller eksterne parter med mindre det foreligger et saklig og nødvendig grunnlag for det. I noen tilfeller kan det være nødvendig å informere den ansattes nærmeste leder for å sikre oppfølging.
Kan referansepersoner dele opplysninger om tidligere ansatte?
Når en referanseperson uttaler seg om en tidligere ansatt, bør dette skje med den ansattes samtykke. Referansepersonen bør begrense seg til å gi opplysninger som er relevante for den stillingen det søkes om, og unngå å dele sensitive personopplysninger. Det er god praksis å avtale med den ansatte på forhånd hvilke opplysninger som kan deles.
Har tillitsvalgte taushetsplikt om ansatte?
Ja, tillitsvalgte har taushetsplikt om opplysninger de får tilgang til gjennom sitt verv. Dette følger både av hovedavtalene og av personvernregelverket. Taushetsplikten gjelder særlig opplysninger om enkeltpersoners personlige forhold, helse og disiplinærsaker. Tillitsvalgte kan dele generell informasjon med sine medlemmer, men ikke opplysninger som kan identifisere enkeltpersoner.
Gjelder taushetsplikten etter at arbeidsforholdet er avsluttet?
Ja, arbeidsgivers taushetsplikt gjelder også etter at arbeidsforholdet er avsluttet. Personopplysninger som ble samlet inn under arbeidsforholdet er fortsatt beskyttet av personvernregelverket, og arbeidsgiver plikter å behandle dem i henhold til loven. Arbeidsgiver har også plikt til å slette personopplysninger som ikke lenger er nødvendige for det formålet de ble samlet inn for.
Taushetsplikten i offentlig sektor
For arbeidsgivere i offentlig sektor gjelder forvaltningslovens regler om taushetsplikt i tillegg til personvernregelverket. Forvaltningsloven paragraf 13 fastslår at enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan plikter å hindre at andre får adgang til eller kjennskap til noens personlige forhold. Denne lovbestemte taushetsplikten er strengere enn den som følger av personvernregelverket alene.
I offentlig sektor gjelder også offentleglova, som gir allmennheten rett til innsyn i dokumenter hos offentlige organer. Det oppstår dermed en spenning mellom hensynet til åpenhet og innsyn på den ene siden, og hensynet til arbeidstakernes personvern på den andre. Personalopplysninger om offentlige ansatte kan i utgangspunktet unntas fra offentlighet etter offentleglova paragraf 13, men det kan gjøres unntak for opplysninger om lønnsvilkår og stillingstitler som normalt er offentlige.
Ledere i offentlig sektor må være særlig oppmerksomme på at opplysninger som deles i forbindelse med ansettelsesprosesser, omstillinger eller personalsaker ikke kommer på avveie. Offentlige utvalg og styringsorganer som behandler personalsaker bør ha klare rutiner for informasjonshåndtering og påse at alle medlemmer er kjent med sin taushetsplikt.
Les gjerne vår artikkel om endringsoppsigelse dersom du ønsker å vite mer om hvordan arbeidsgiver kan endre arbeidsforholdet.
Trenger du advokathjelp? Bruk Advokattipset for å finne riktig advokat raskt og enkelt.
